e-Arşiv

e-Arşiv, faturaların, 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân sağlayan uygulamadır.

e-Arşiv uygulaması kapsamında oluşturulan faturalar, bir sonraki ayın 1. İle 15. günü arasında oluşturulacak e-Arşiv raporu ile GİB‘e bildirilmek zorundadır.

Elektronik fatura kayıt sistemine kayıtlı müşteriler ile internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan, gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler, e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır. E-Arşiv mükellefi olma kriterlerine ve detaylı bilgiye www.efatura.gov.tr adresinden ulaşılabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

e-Arşiv nedir, uygulaması nasıl işler?

e-Arşiv, teknik standartları T.C. Maliye Bakanlığına bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, faturaların elektronik ortamda düzenlenmesini ve ikinci nüshalarının yine elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesini mümkün kılan bir uygulamadır. e-Arşiv uygulamasını kendi bilgi işlem sisteminiz aracılığıyla kullanabileceğiniz gibi Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden de kullanabilirsiniz.

e-Arşiv kullanımı zorunlu mudur?

Hayır, e-Arşiv kullanımı ticari faaliyette bulunan herkes için zorunlu değildir. Fakat 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu gereğince internetten ürün ve hizmet satışı yapan ve 2014 itibarıyla gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon Türk lirasının üzerinde olan e-ticaret firmaları e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır.

e-Arşiv uygulamasını kimler kullanabilir?

e-Arşiv başvurusu nasıl yapılır?

e-Arşiv başvuru sürecini başlatmak için iki yöntemden yararlanabilirsiniz. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın portalı üzerinden başvuru yapabileceğiniz gibi bir özel entegratör ile çalışmayı tercih edip o entegratörün size tahsis edeceği bilgi işlem sistemi üzerinden de başvuru yapabilirsiniz.

e-Arşiv başvurusunda hangi belgeler istenir?

e-Arşiv başvurusu için gerekli şartlar nelerdir?

e-Arşiv mükellefi olabilmek ve devamında e-Arşiv uygulaması giriş ekranında işlem yapabilmek için e-İmza gerekir. Tüzel kişiler Gelir İdaresi Başkanlığından mali mühür alarak e-İmza edinmiş olur. Gerçek kişiler ise Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından onaylanan e-İmza sağlayıcılarından birinden e-İmza temin edebilir ya da Gelir İdaresi Başkanlığından mali mühür alabilir.

e-Arşiv kullanmanın avantajları nelerdir?

e-Arşiv kullanmanın temel avantajları şu şekildedir:

Elle yapılan fatura girişlerinden kaynaklanan hatalar en aza indirilir.
Şirketler diledikleri her an fatura bilgilerine ulaşabilir.
Fatura işlemlerinin tamamı elektronik ortama taşınacağı için kâğıt fatura oluşturma, gönderme, saklama masraflarından tasarruf edilir.

e-Arşiv entegrasyon yöntemleri nelerdir?

İki farklı entegrasyon yöntemi mevcuttur:

Gelir İdaresi Başkanlığına ait portal
Özel entegratör aracılığıyla edineceğiniz bilgi işlem sisteminin sunduğu portal

Garanti BBVA olarak sunduğumuz Entegrasyon Çözümlerimiz hakkında bilgi almak için web sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.

e-Arşiv fatura nasıl kesilir?

e-Arşiv fatura kesme işlemini aşağıdaki adımları takip ederek yapabilirsiniz:

Sisteme giriş yaptıktan sonra modül seçim ekranından Arşiv Portal bölümüne giriş.
Kullanıcı ve mükellef bilgilerinin kontrolü.
Ekranın solundaki Belge İşlemleri menüsünden Fatura Oluştur sekmesine geçiş.
Faturaya ait bilgilerin ekrandaki ilgili alanlara girilmesi.
Alıcı bilgilerinin girilmesi.
Ürün ve hizmet bilgilerinin girilmesi.
Tüm bilgileri girdikten sonra güncel bakiye bilgisinin girişinin yapılması ve Oluştur butonuna tıklanması.

Oluştur butonuna tıklamanızın ardından faturanız taslak olarak kaydedilir. Taslaklar bölümündeki e-Arşiv fatura görüntüleme adımında herhangi bir yanlışlık yoksa işlemi onaylayabilirsiniz. Onay için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) imza butonuna tıklamanız gerekir. Bu butona tıkladıktan sonra sistemde kayıtlı cep telefonu numaranıza bir SMS gönderilir. SMS’teki şifreyi ekrandaki ilgili alana girdiğinizde faturanız onaylanır. Onay sonrası düzeltme ve iptal izni verilmez.

e-Arşiv ve e-fatura arasındaki fark nedir?

e-Arşiv, e-fatura mükellefi olmayan işletmelerin de dijital ortamda fatura göndermelerini sağlayan bir sistemdir. Örneğin bir e-ticaret siteniz var ve e-fatura mükellefisiniz. Ancak e-fatura mükellefi olmayan bir müşteri ile iş yaptınız, ona göndereceğiniz fatura e-Arşiv faturası olarak isimlendirilir. Eğer müşteriniz e-fatura mükellefi ise alışveriş sonrası kestiğiniz fatura e-fatura olarak geçer.

e-Arşiv fatura nasıl iptal edilir?

e-Arşiv fatura iptali oldukça kolaydır. GİB portalı üzerinden ya da kullandığınız özel entegratörün sağladığı portal aracılığıyla iptal işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Her iki yöntemde de portaldaki iptal alanını kullanmanız ve gerekli bilgileri alıcıya da iletmeniz yeterlidir. İptal ve itiraz işlemlerini 7 gün içinde tamamlamanız gerektiğini unutmamalısınız.

e-Arşiv fatura iptal süresi geçerse ne olur?

İptal süresi olan 7 günü geçmeniz durumunda alıcının iade faturası kesmesi gerekir. Alıcının iade faturasını kesmesinin ardından satıcı, alıcısına yeni ve doğru bir satış faturası keserek sorunu çözüme kavuşturur. Garanti BBVA olarak e-Arşiv’in yanı sıra e-Defter ve Ödeme Çözümlerimiz ile de müşterilerimizin daima yanındayız!

e-Arşiv mükellefi olmak ne demektir?

e-Arşiv mükellefli olmak demek, 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca e-Arşiv sistemine geçiş yapması zorunlu kılınan tüzel kişiler arasında yer almak demektir. GİB web sitesinde yer alan linki ziyaret edip gerekli bilgileri girerek e-Arşiv mükellef sorgulama işlemi yapabilirsiniz. Ayrıca yine GİB web sitesinde aşağıda yer alan linke tıklayarak ise e-Arşiv fatura sorgulama işlemi de yapabilirsiniz. Gelir İdaresi Başkanlığının web sitesi e-Arşiv sorgulama işlemleri için birincil kaynak konumundadır.