KEP Nedir, Nasıl Alınır?

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi, e-posta iletim ve alım süreçlerinde gönderilen ya da alınan postaların resmi birer delil olarak görüldüğü hizmettir. Posta göndericisi ve alıcısının kimliklerinin net bir şekilde belli olduğu sistemde e-posta teknolojik altyapısı kullanılır. Posta gönderim ve alımına dair kanıtların oluşturulup saklandığı KEP sisteminin en büyük artısı hukuken geçerliliğe sahip olmasıdır. Sistem, iletinin içeriği ve zamanında herhangi bir değişikliğin yapılıp yapılmadığı gibi konularda taraflar arasında oluşabilecek uyuşmazlık durumlarında hukukun tam işlemesi adına en büyük yardımcılardan biri olarak işlev görür.

KEP ile Standart e-posta Sisteminin Arasındaki Farklar Nelerdir?

Hem kişiler hem de şirketler arası iletişimin en önemli kalemlerinden biri e-postalar. Özellikle kurumsal hayatta önemli bir yere sahipler. Peki bu dünyada KEP sistemi nasıl bir yere denk geliyor, KEP ile standart e-posta sisteminin arasındaki farklar ne?

Öncelikle şunu söylemek gerekir ki standart e-posta sistemi birtakım açıklıklar barındırır. Bunları şöyle sıralayabiliriz:

-Kanuni açıdan tam bir karşılık vermez; sınırlı sayıda ve özellikte delil barındırır.
-Gönderici, e-posta ispat sorumluluğuna sahip kişidir. 
-E-posta zaman bilgisi gönderinin yapıldığı bilgisayarın zaman ayarlarına bağlıdır. Bu durum, karşılıklı anlaşmazlık olduğunda zaman için delil değerini düşürür.
-Standart e-postaların içerikleri kolaylıkla değiştirilebilir.

KEP sistemi tüm bu eksikliklerin ortadan kaldırılması bağlamında önemlidir. KEP, standart e-postaya ek olarak elektronik postanın;

-Göndericisi görünen kişi/kuruluş tarafından gönderilip gönderilmediği,
-Alıcıya ulaşıp ulaşmadığı ve ne zaman ulaştığı,
-Alıcısı tarafından okunup okunmadığı ile ilgili delil hizmetlerini sunar.

KEP sayesinde; gönderici teyidi, alıcı teyidi, içeriğin değişmediği teyidi, gönderim ve alım zamanları ispatı sağlanmış olur.

KEP’in Avantajları Nelerdir?

KEP sistemini kullanarak işlemlerin elektronik ortamda yapılmasıyla; zaman kazancı, kağıt ve arşiv kazancı, maliyetin azalması, resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılabilmesi, ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesi ve çevrenin korunması gibi faydalar sağlanır.

Bu anlamda KEP’in uygulama alanları da oldukça fazladır. PTT, KEP ile ilgili hazırladığı açıklama metninde bu alanları şöyle veriyor:

“-Kamu içi resmi yazışmalar,
-Kamu-özel kesim arası resmi yazışmalar,
-Karşılıklı elektronik belge ve başvuru gönderilmesi, alınması ve yanıt verilmesi,
-Tüketici şikâyet ve taleplerinin alınıp cevaplanması,
-Tacirler arası ihtar, ihbar vb. beyanlar,
-Elektronik fatura vb. uygulamalar,
-TTK’de düzenlenen elektronik gönderme sözleşmelerinin gerçekleştirilmesi,
-Tacirler arasındaki her türlü iletişim,
-Ortak ve şirket arasında güvenli iletişim,
-Elektronik genel kurul ve elektronik yönetim kurulu işlemleri.”

KEP Hizmetlerinden e-İmza Nedir, e-İmza Fiyatı Ne Kadardır?

Kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri olarak tanımlanan e-imza, başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan bir mantıkla oluşturulur.

e-İmza için atılması gereken ilk adım online olarak ön başvuru yapmaktır. Bu başvurudan önce bir ön başvuru kodu elde edilir. Daha sonra bu başvuru kodu ve başvuru belgeleri ile PTT müdürlüklerine gidilir. Burada yapılan son işlemlerle de bireysel e-İmza başvurusu tamamlanır. Bundan sonra e-imza sertifikası kişinin adresine kargo ile gönderilir.

e-imza başvuruları için geçerli olan fiyatlar şöyle:

-1 Yıllık e-İmza 1.499 TL
-2 Yıllık e-İmza 1.999 TL
-3 Yıllık e-İmza 2.499 TL

KEP Başvurusu Nasıl Yapılır?

KEP başvurusu, gerçek kişiler ve tüzel kişiler bağlamında iki ayrı süreçte ilerler. Gerçek kişiler için başvuru adımları e-İmza veya mobil imzası olanlar için kısa sürer. Bu ikisinden herhangi birine sahip olanlar Online Kayıt bölümünden kredi kartı ile ödeme yaparak PTTKEP hesap sahibi olabilir. e-İmza veya mobil imza yok ise Online Ön Başvuru bölümünden PTTKEP hesabı ön başvurusu gerçekleştirilir. Sonra PTT müdürlüklerine şahsen/kanuni temsilci vasıtasıyla müracaat edilir. Sözleşme imzalama işlemlerinin tamamlanması sonrasında PTTKEP hesap sahibi olunur.

Tüzel kişilerde de iki ayrı durum söz konusu. Bunlardan ilki MERSİS numarası bulunan tüzel kişiler için. Bunlar, ilk olarak Online Ön Başvuru bölümünden PTTKEP hesabı ön başvurusunu gerçekleştirmelidir. Sonrasında PTT müdürlüklerine şahsen/kanuni temsilcileri vasıtasıyla müracaat ederek sözleşme imzalamalılar. İşlemlerinin tamamlanması sonrasında PTTKEP hesap sahibi olurlar.

İkinci senaryoda, yani MERSİS veya DETSİS numarası bulunmayan tüzel kişilerde ise Online Ön Başvuru sırasında Diğer Tüzel Kişi olarak başvurulmalıdır. Buradan PTTKEP hesabı ön başvurusunu gerçekleştirdikten sonra PTT müdürlüklerine şahsen/kanuni temsilcileri vasıtasıyla müracaat etmeliler. Sözleşme imzalama işlemlerinin tamamlanması sonrasında PTTKEP hesap sahibi olurlar.

KEP Ücretleri Ne Kadardır?

KEP aboneliği yıllık yapılır ve bir yıllık abonelik ücreti 185 TL’dir. Yeni kayıtta ve abonelik yenilendiğinde her yıl abonelik başlangıcında alınır. Üyelik süresi dolmadan hesabın iptal edilmesi hâlinde yıllık abonelik ücreti geri ödenmez.

Bununla birlikte Yıllık Arşiv (Saklama Alanı) Ücretleri de bulunur. KEP ve e-Yazışma iletilerinin bir yıl boyunca posta kutusunda saklanması için alınan ücretler bu kapsama girer. Arşiv (saklama alanı) hizmetlerinden yararlanacak kişi ve kurumlardan talep ettikleri kotaya göre yıllık ücret alınır. Abonelik süresi bitiminde ya da daha önce sözleşmenin sona erdirilmesi durumunda arşiv hizmeti ücreti geri ödenmez. Hâlihazırda arşiv hizmetinden yararlanan ancak saklama alanı yetersiz gelen kişi ve kurumlardan gelen arşiv artırım isteklerinde yeni arşiv ücreti; kalan abonelik süresine (aidat bitiş tarihi) göre ve hesaplanan tutardan eski kotanın kullanılmayan süresine tekabül eden tutar düşülerek alınır. Abonelik süresi dolduğunda arşiv alanı 100 MB’a düşürülür.

Ücretler ise şöyledir:

-100 MB Kotalı Alan Ücretsiz
-250 MB Kotalı Alan 165 TL
-500 MB Kotalı Alan 255 TL
-1 GB Kotalı Alan 435 TL
-Her 1 GB İlave Kotalı Alan için 435 TL

Bunların dışında; SMS ile bilgilendirme hizmeti alındığı takdirde 0,30 TL olarak alınan SMS Ücreti, 7,50 TL olarak alınan KEP İletim Ücreti ve 2,50 TL olarak alınan e-Yazışma İletim Ücreti bulunmaktadır.