Dijital Sözleşmelerin Anahtarı: E-imza Nasıl Alınır?

Teknolojinin günlük hayatımıza getirdiği çözümler saymakla bitmiyor. Bunlardan biri de yasal işlemlerin dijital ortamda yürütülmesini sağlayan E-imza (elektronik imza) uygulaması. E-imza sayesinde onay işlemlerimiz için artık evrak yığınlarıyla uğraşmamıza gerek kalmıyor. Elektronik ortamda tanımlanan kimlik bilgilerimiz ile hem bireysel hem de kurumsal işlemlerimizi kolaylıkla gerçekleştirebiliyoruz.

Peki e-imza nasıl alınır? Başvuru sırasında nelere dikkat etmeliyiz ve hepsinden önce bu kavram gerçekte ne anlama geliyor? Gelin şimdi bu soruların yanıtlarına birlikte göz atalım. 

E-imza nedir?

E-imza resmi işlemlerin elektronik ortamda yürütülmesini sağlayan bir kimlik doğrulama sistemidir. Bir anlamda kişinin ıslak imzasının dijital bir temsili de diyebiliriz. Ancak bu imza, farklı olarak harf ve semboller içeriyor. Ayrıca tanımlandığı kişiye elektronik belgeler üzerinde işlem yapma yetkisi sağlıyor. Bu sayede kişi, ticari ya da kamusal konularda onay gerektiren dokümanları çevrimiçi olarak görüntüleyip imzalayabiliyor.

E-imzanın avantajları bununla da sınırlı değil. Kısaca değinelim:

• E-imza, elektronik belgenin gönderen kişiye ait olduğunu kanıtlıyor. Ayrıca bu belgeye başka kişilerin müdahale etmesinin önüne geçiyor.
• 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda belirtildiği şekilde, kişilerin elektronik ortamda yaptığı işlemlere hukuki bir geçerlilik kazandırıyor.
• Kâğıt ve kargo masraflarının önüne geçiyor.
• Ticari ya da kamusal işlemlerin fiziksel mekândan bağımsız olarak gerçekleşmesini dolayısıyla zamandan tasarruf edilmesini sağlıyor.

E-imza nasıl alınır?

E-imza almak için ilk olarak yetkili bir hizmet sağlayıcısından Nitelikli Elektronik Sertifika temin etmeniz gerekiyor. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından görevlendirilen hizmet sağlayıcıların bilgisine buradan ulaşabilirsiniz.

Nitelikli elektronik sertifikalarının 1, 2 ve 3 yıllık paketleri bulunuyor. Kullanacağınız süreye göre size uygun olan e-imza paketini belirlemelisiniz.

E-imza sertifikalarının kurumsal ve bireysel elektronik imza olmak üzere iki çeşidi var. Hangi amaçla kullanacağınıza göre bunlardan birini talep edebilirsiniz. 

Bireysel başvurularınızda, başvuru formunuzla birlikte kimlik bilgilerinizin yetkili firma tarafından kontrolü sağlanmalı. Bunun için firmanızın sunduğu seçeneklere göre ilgili ofise gidebilir, adreste kurulum talep edebilir, ya da noter aracılığıyla kimlik bilgilerinizi doğrulayabilirsiniz. Eğer notere gidecekseniz, T.C. Kimlik numaranızın yazılı olduğu nüfus cüzdan fotokopinizle birlikte Nitelikli Elektronik Sertifika Kullanıcı Taahhütnamesi’ni imzalayarak noter eliyle yetkili firmaya iletmelisiniz.

Kurumsal başvurularınız için ise kimlik veya kimlik yerine geçen resmî belgenizin yanı sıra aşağıdaki evrakları temin etmelisiniz.

• Nitelikli Elektronik Sertifika Taahhütnamesi ve e-imza başvuru formu
• İmza sirküleri
• Ticaret Sicil Memurluklarından son altı ay içinde alınmış olan faaliyet belgesi

Başvuru belgelerinizi tamamlamanızın ardından talep ettiğiniz e-imza paketinin ücretini ilgili firmanın sunduğu ödeme seçeneklerine göre; kredi kartı veya EFT ile ödeyebilir ya da yetkili firmaya giderek ödeme yapabilirsiniz.

Başvuru yaparken nelere dikkat etmek gerekiyor?

• Eğer bir kamu çalışanıysanız ve “e-imza nasıl alınır?” diye soruyorsanız yalnızca TÜBİTAK UEKAE’den nitelikli elektronik sertifika alabileceğinizi belirtelim. Bunun için öncelikle çalıştığınız kurumun TÜBİTAK UEKAE’ye başvuruda bulunması gerekiyor. Kamu çalışanı değilseniz diğer firmalardan birini seçmelisiniz. Zira TÜBİTAK yalnızca kamu çalışanlarının e-imza başvurularını onaylıyor.
• E-imza yalnızca gerçek kişiler için tanımlanabiliyor. Yani kurumlar adına elektronik imza oluşturmak mümkün değil. Ancak belirli bir kurumda çalışan kişiler kurumsal işlemlerini yürütmek için e-imza alabiliyor.
• Islak imza ile aynı statüde değerlendirilmesine rağmen e-imzanın; evlilik, veraset, intikal, emlak alım ve satım gibi konularda geçerliliği bulunmuyor.
• E-imzanızın kaybolması halinde yeniden başvuru yapacaksanız, öncelikle hizmet aldığınız firma ile iletişime geçmeli ve mevcut e-imzanızın iptalini istemelisiniz. Daha sonra sertifika başvurunuzu ve ödeme işlemlerini tekrarlayarak kendiniz için yeni bir e-imza tanımlayabilirsiniz.