10 Soruda e-Fatura Sistemi

Zaman ve iş yükü anlamında çeşitli zorlukları beraberinde getiren klasik fatura sistemi, giderek dijitalleşen iş yapış süreçlerine ayak uydurdu. “E-Fatura” ismiyle 2010 yılından itibaren hayatımıza dâhil olan dijital faturalandırma sistemi hem kâğıt ve diğer materyallerin kullanımının önüne geçilmesi hem de zaman tasarrufu sağlaması açısından oldukça önemli. Gelin, “e-Fatura nedir?” sorusuna cevap vererek konuyu işlemeye başlayalım. En genel tabiriyle e-Fatura; elektronik olarak oluşturulan, arşivlenen ve kâğıda basılmayan fatura tipidir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ise e-Fatura tanımını biraz daha detaylandırıp şöyle veriyor: “Türkiye’de 397 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile hayata geçirilen ve 5 Mart 2010 tarihinden itibaren uygulamada olan e-Fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri gereği bir faturada yer alması gereken bilgileri içeren satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir.” Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Fatura uygulamasında amacını, “tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmak” olarak açıklıyor.

Elektronik ortamda oluşturulan, alıcıya gönderilen ve yine elektronik ortamda arşivlenebilen bir fatura sistemi olan e-Fatura uygulaması, işlemlerin minimum hata oranı ile hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilmesin zeminini hazırlıyor. Peki e-Fatura kimler için zorunlu, e-Faturalar nasıl arşivlenir, e-Fatura nasıl avantajlar sağlar… Gelin, bu soruların hepsinin cevabını kadrajına alan bir “e-Fatura” fotoğrafı çekelim.

E-Fatura kimler için zorunlu?

Ticari firma olarak anonim, limited, gerçek ve şahıs şirketi statüsünde bulunan mükellefler e-Fatura uygulamasından yararlanabiliyor. Gelir İdaresi Başkanlığı e-Fatura için “zorunluluk grubu”nu her sene yayımladığı tebliğler ile güncelliyor. Dolayısıyla her sene belirli bir grup şirket, zorunlu olarak e-Fatura kullanımına dahil ediliyor. Başkanlığın en son olarak yayımladığı 509 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile birlikte;

• 2020 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 5 Milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin,
• Mal veya hizmetlerin alınması, satılması, kiralanması veya dağıtımı işlemlerinin gerçekleştirilmesine aracılık etmek üzere internet ortamında 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanunda tanımlanan başkalarına ait iktisadi ve ticari faaliyetlerin yapılmasına elektronik ticaret ortamını sağlayan gerçek ya da tüzel kişi aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında gerçek ve tüzel kişilere ait gayrimenkul, motorlu araç vasıtalarının satılmasına veya kiralanmasına ilişkin ilanları yayınlayan internet sitelerinin sahipleri veya işleticileri ile internet ortamında reklamların yayınlanmasına aracılık faaliyetinde bulunan internet reklamcılığı hizmet aracılarının e-Fatura uygulamalarına dâhil olması zorunlu tutuldu.

Ciro limitine bakılmaksızın e-Faturaya geçmesi gereken sektörler de var. Bu sektörleri şöyle açıklayabiliriz: E-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerden, 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanununun 11’inci maddesi kapsamındaki mal ihracı (Türkiye'de ikamet etmeyenlere özel fatura ile yapılan bavul ticareti kapsamındaki satışlar dahil) ve yolcu beraberi eşya ihracı (Türkiye'de ikamet etmeyenlere KDV hesaplanarak yapılan satışlar) kapsamında fatura düzenleyecek olanlar, bahsi geçen faturalarını 1 Temmuz 2017 tarihinden itibaren e-fatura olarak düzenliyorlar.

E-Fatura kullanmamanın cezası nedir?

Zorunluluk kapsamında olup e-Fatura kullanmayan firmalar için bir ceza sistemi uygulanır. Bu cezanın boyutları, Özel Usulsüzlük Ceza Had ve Tutarı kapsamında değerlendirilir. E-fatura kesilmesi gerekirken kâğıt fatura kesilirse VUK 353/I kapsamındaki e-fatura cezası hükmü uygulanır. Buna göre 2022’de 1000 TL olan ceza tutarı 2023’te aynı takvim yılı içerisinde her belge başına en az 2200 TL iken, her belge çeşidine toplam 1.100.000 TL olacak şekilde güncellenmiştir. Ancak burada fatura tutarı bu yılki ceza tutarından az ise 2200 TL baz alınır, eğer tutar bundan yüksek ise fatura tutarının %10’una tekabül eden oldukça yüksek cezalar ile karşılaşabilirsiniz. Elektronik faturaya ek olarak diğer e-belge çeşitleri için de geçerlidir.

Hangi durumlarda faturanın düzenlenmemiş sayılacağını ve ceza alınabileceğini ise şöyle açıklayalım:

• E-Faturanın alınmaması ve verilmemesi,
• Düzenlenen belgelerde gerçek tutardan farklı tutarlara yer verilmesi,
• Elektronik olarak düzenlenmesi gerekirken kâğıt olarak düzenlenmesi.

E-Fatura Kullanım Yöntemleri Nelerdir?

Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) yapılan başvurunun ardından sistem üzerinde tanımlanan kullanıcılar, e-Fatura kullanımında 3 farklı yöntemi kullanabilirler.

GİB Portal Yöntemi: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sağlanan bir portal üzerinden e-Fatura işlemleri yürütülebilir. GİB Portal, ücretsiz ve en basit yöntem olarak karşımıza çıkar. Az sayıda fatura gönderip alan kullanıcılar için en uygun yöntemdir. Faturalar otomatik değil de manuel olarak kesilir ve e-Fatura mükelleflerine GİB üzerinden iletilir. Kullanıcılar ayda en fazla 500 adet e-Fatura kesebilirler.

Entegrasyon Yöntemi: e-Fatura işlemlerini kendi uygulamaları ile yürütmek isteyen kullanıcılar GİB’den onay almakla işe başlarlar. Bu uygulamanın her an hizmet verebilir olması gerekir. Sistemin 7/24 aktif olarak çalışabilmesi için gerekli personel alanında uzman olmalıdır. Çünkü sistemin aksaması durumunda firma, GİB tarafından fatura gönderememe/alamama cezasıyla karşılaşabilir. Bu yöntemde aylık en fazla 500 e-Fatura kesilebilme gibi bir sınır yoktur. Entegrasyon ile firmalar faturalarını kendileri sisteme işleyecekleri için kapalı bir sistemle çalışırlar. Böylece ekstra güvenlik önlemi alma imkânları da oluşur.

Özel Entegrasyon Yöntemi: Bu yöntem, aylık fatura sayısı değişiklik gösterebilen ve zaman zaman çok yüksek sayıda e-Fatura kesebilen firmalar için en pratik yöntem olarak ön plana çıkar. Özel entegrasyonda tedarikçi tarafından herhangi bir formatla gelen faturalar, UBL-TR formatına dönüştürülür ve alıcısına iletilmek üzere GİB’e aktarılır. Sistemin 7/24 çalışır durumda olması özel entegratörün sorumluluğunda olduğu için firmada herhangi bir bilgi işlem personeli ya da biriminin bulundurulması gerekmez. Yine yazılım ve donanım için de herhangi bir yatırım yapmaya gerek yoktur.

E-Faturaları arşivlerken dikkat edilmesi gerekenler nelerdir?

GİB Portal’daki faturalar 6 aylık dönemlerde geriye doğru sistemden silinir. Bu nedenle bu yöntemi kullanan mükellefler faturalar silinmeden kendi sistemlerinde faturalarını indirerek yedeğini almalıdır. Zaten portalda şöyle bir uyarı verilir: “6 aydan eski faturalarınız ve uygulama yanıtlarınız sistemden kaldırılacaktır. Lütfen verilerinizi kendi bilgisayarınıza indirip saklamaya özen gösteriniz!".

GİB Portal’da arşive indirilmeyen faturaların saklanma yükümlülüğü Gelir İdaresi Başkanlığının sorumluluğunda değil. Gelir İdaresi Başkanlığı faturalarınızı GİB sunucularında saklamayı taahhüt etmez. Mükellef şunu bilmelidir ki ister GİB Portal ister Entegrasyon isterse de Özel Entegrasyon yöntemini kullansın, faturaları ve posta kutusu yanıtlarını saklamak onun sorumluluğundadır. Faturaların Vergi Usul Kanunu uyarınca beş yıl boyunca saklanması zorunluluğu da göz önüne alınarak bilgisayara indirilmesi, muhafaza ve ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesi bakımından kolaylık sağlayacaktır. Arşivlemede GİB için önemli olan detay, faturanın XML belgesidir. Bunun yanında faturaya ait zarf numarasının da bilinmesi ileride bir anlaşmazlık olduğunda araştırmayı kolaylaştıracağı için saklanabilir. Bunun dışında faturanın nasıl saklanacağına GİB karışmaz. 

E-Faturanın avantajları nelerdir?

E-Fatura kullanmanın avantajları için 10 maddelik bir listeleme yapabiliriz:

• Maliyetleri azaltır: E-Fatura sayesinde kâğıt, mürekkep ya da zarf gibi çeşitli araçlardan ve onların masraflardan kurtulmuş olunur.
• Zamandan tasarruf edilir: E-Fatura sistemi ile baskı, yazdırma, çeşitli operasyonel süreçler, kargolama ve kargo takibi gibi birçok aşama ortadan kalkacağı için zamandan tasarruf edilir.
• Faturalara kolay ulaşılır: Dijital ortamda hazırlanan ve arşivlenen e-Faturalara evrak kalabalığı ile uğraşmadan tek tuşla ulaşabilmek mümkün olur.
• Daha hızlı tahsilat yapılır: Faturalar müşterilere hızlı ulaşacağı için tahsilat da doğru orantılı olarak hızlı olacaktır.
• İş yükü azalır: Fatura bastırma süreci, imza ve kaşe gibi operasyonel süreçler ve fatura saklama gibi birçok iş ortadan kalkmış olur.
• Muhasebe işlemleri hızlanır: Fatura kesme, kargolama ve arşivleme gibi işlemleri oldukça kolaylaştırdığı için muhasebe işlemleri hızlanır.
• Çevre dostudur: Gereksiz kâğıt ve malzeme israfı yapmadan kısa sürede hazırlanan faturalarla doğayı koruma bağlamında bir adım atmış olunur.
• Ofis veya ev dışında da fatura kesilebilir ve gönderilebilir: Günler süren fatura hazırlama süreçleri, internet bağlantısına sahip bir cep telefonu ile her yerde halledilebilir duruma gelir.
• Mutabakat süreci kısalır: E-Fatura sistemi kullanıldığında karşı taraf ile yapılan mutabakat süreçleri hem kısalır hem de kolaylaşır.
• Güvenlik avantajı sağlanır: e-Fatura işlemleriyle şirket bilgileri güvende kalır. Dijital ortamda düzenlenen tüm e-Faturalar saklanır ve şirket bilgilerinin kaybolması gibi bir risk bulunmaz.

______

Burada yer alan yazılar, finansal bilgiler, birikim ve tasarruf önerileri, genel yorum ve tavsiyelerden oluşmakta olup yatırım danışmanlığı kapsamında değildir. Yatırım danışmanlığı hizmeti, yetkili kuruluşlar tarafından kişilerin risk ve getiri tercihleri dikkate alınarak kişiye özel sunulmaktadır. Bu tavsiyeler mali durumunuz ile risk ve getiri tercihlerinize uygun olmayabilir. Bu nedenle, sadece burada yer alan bilgilere dayanılarak yatırım, birikim ya da tasarruf kararı verilmesi ve hareket edilmesi beklentilerinize uygun sonuçlar doğurmayabilir.